A cikksorozat előző részében írtuk, hogy amennyiben jogszerűek szeretnénk lenni és el kívánjuk kerülni az esetleges szankciókat, az alábbi alapelveknek mindenképpen eleget kell tennünk:
1. Célhoz kötöttség elve
2. Az adatkezelés jogalapja
3. Egyértelmű, részletes tájékoztatás
4. Adatvédelmi nyilvántartás
Ígéretünkhöz híven az adatkezelés jogalapjával folytatjuk, előtte azonban nem szeretnénk átsiklani egy fontos elem felett; ez pedig az adatkezelés időtartama. Sokak számára meglepő lehet, hogy a korlátlan ideig történő adatkezelés tilos. Ha belegondolunk a korlátlan ideig történő adatkezelésnek nincs is értelme leginkább azért, mert sok adat, akár a név is - elsősorban hölgyek esetében - változhat.
Bizonyos adatok esetében törvény határozza meg a határidőt, pl. a számviteli bizonylatok kapcsán 8 évet. Amennyiben nincs ilyen jogszabály, akkor magának az adatkezelőnek kell mindezt meghatároznia és elsősorban érdemes a praktikumot figyelembe venne. Még az adatkezelés megkezdése előtt meg kell határozni egy határidőt, melynek eltelte után az adatokat törölni fogjuk.
Egy jó példa erre az állásportálok adatkezelése. Ha az álláskereső már fél éve nem lépett be a rendszerbe, akkor vélhetően már sikerült elhelyezkednie, azaz az álláskeresési szándéka nem aktuális így egyik félnek sem érdeke, hogy az adatait tovább kezelje; így egy előzetes értesítés után az adatokat törölni kell.
2. Az adatkezelés jogalapja
A főszabály szerint az adatok kezelésének két jogalapja lehet:
a) Az érintett hozzájárulása
b) Jogszabályi felhatalmazás
+ a meglévő két jogalap mellett a törvény – uniós harmonizációs kötelezettségeinek eleget téve- garanciális szabályok mellett lehetőséget biztosít arra, hogy az adatkezelő törvényi felhatalmazás és az érintett hozzájárulása hiányában is kezeljen személyes adatokat.
Az első jogalap elég egyértelmű, az érintett személy önkéntesen (!), megfelelő tájékoztatást követően, határozottan és félreérthetetlenül (!) hozzájárul a személyes adatainak a kezeléséhez. Maga a hozzájárulás megadható szóban, írásban, ráutaló magatartással, de ebben az esetben a hallgatás nem tekinthető beleegyezésnek! Különleges adat kezelése esetében kizárólag írásban lehet az adatkezeléshez hozzájárulni.
Külön szeretnénk felhívni a figyelmet a valóban részletes és megfelelő tájékoztatás szükségességére, mivel ennek hiányában az adatkezelés jogellenes lesz. Törvény illetve önkormányzati rendelet közérdekből elrendelheti az adatok kezelését, azaz a kötelező adatkezelést. Ebben a kivételes esetben akár az érintett kívánsága ellenére is kezelhetők a személyes adatai. Az adatkezelés feltételeit a jogszabály határozza meg.
A törvény értelmében a 16. életévét betöltött kiskorú elég érett ahhoz, hogy személyes adatai felett maga is rendelkezhessen szülői beleegyezés vagy utólagos jóváhagyás nélkül.
Van két könnyítő tényező a törvény értelmében.
1. Amennyiben az érintett hozzájárulásának beszerzése lehetetlen vagy aránytalanul nagy költséggel jár, továbbá a személyes adat kezelése
a) az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges, vagy
b) az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges, és ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll nem szükséges az érintett személy hozzájárulása.
2. Amennyiben a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában
a) a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy
b) az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
Tehát speciális esetben, az adatkezelő a jogi kötelezettségének teljesítése érdekében vagy egy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése érdekében az érintett személy hozzájárulása nélkül, sőt akár az eredeti hozzájárulás visszavonását követően is kezelheti a személyes adatokat a anélkül, hogy erre törvény külön felhatalmazná, vagy az érintett ehhez hozzájárult volna. Ez csak akkor történhet meg, ha az új adatkezelés az érintett által korábban, a hozzájárulásával felvett adatokra vonatkozik, vagy pedig a hozzájárulás beszerzése lehetetlen, továbbá ha a hozzájárulás beszerzése aránytalan költséggel járna.
Cikksorozatunk következő részében az egyértelmű részletes tájékoztatással fogunk foglalkozni.
Az adatkezeléssel kapcsolatos cikksorozatunk szakmai hátterét a Privacy Policy Online Services biztosítja.
A 
Protopmail teljes körű, professzionális e-mail marketing rendszer közép- és nagyvállalatok számára-Keressen velünk pénzt!
